الفرق بين عرض السعر والفاتورة

كثير من أصحاب الأعمال الجدد يخلطون بين عرض السعر والفاتورة، ويصدرون فاتورة من اليوم الأول بدل عرض سعر، أو العكس. الفرق بينهما ليس شكلياً فقط، بل يمس التزامك القانوني والمحاسبي.

الفرق الجوهري

	عرض السعر	الفاتورة
الطبيعة	اقتراح غير ملزم	مستند رسمي لبيع فعلي
الأثر المحاسبي	لا يُسجَّل بالدفاتر	يُسجَّل قيد محاسبي فوراً
الالتزام الضريبي	لا يوجد	يترتب عليه ضريبة مستحقة
إمكانية التعديل	حر بدون قيود	يُعدَّل بحذر (إشعار دائن غالباً)
الهدف	إقناع العميل بالشراء	إثبات بيع تم فعلاً

عرض السعر أشبه بـ"مسودة اتفاق": تعرض على عميلك ما ستقدمه وبأي سعر، وهو حر بالقبول أو الرفض أو التفاوض. الفاتورة على العكس تمامًا: إثبات أن بيعاً حقيقياً حدث، وتترتب عليها التزامات مالية وضريبية فورية.

متى تصدر عرض سعر؟

• عندما يطلب منك عميل محتمل تسعيرة قبل اتخاذ قرار الشراء.
• لخدمات أو مشاريع تحتاج تفصيلاً (بنود، مدة تنفيذ، شروط دفع) قبل الالتزام.
• عندما يكون السعر النهائي مرتبطاً بمواصفات لم تُحسم بعد.

متى تصدر فاتورة مباشرة بدون عرض سعر؟

• المبيعات الفورية (محل، كاشير، نقطة بيع).
• عملاء دائمون بأسعار متفق عليها مسبقاً.
• مبيعات صغيرة القيمة لا تستدعي تفاوضاً.

دورة الحياة الكاملة: من عرض السعر إلى التحصيل

1. إنشاء عرض السعر: بالبنود والأسعار والضريبة وتاريخ انتهاء الصلاحية.
2. إرساله للعميل ليراجعه.
3. قبول العميل: إما كتابياً أو شفهياً حسب طبيعة عملك.
4. تحويل العرض إلى فاتورة: بضغطة واحدة تنسخ كل البنود بدون إعادة كتابة، وتحصل الفاتورة على رقم تسلسلي رسمي.
5. الفاتورة تدخل دورة المحاسبة: قيد محاسبي، ثم متابعة التحصيل عبر سندات القبض حتى تصير "مدفوعة".

عرض السعر نفسه لا يدخل هذه الدورة إطلاقاً — فقط الفاتورة الناتجة عنه.

ماذا لو تغيّر الاتفاق بعد عرض السعر؟

هنا ميزة عرض السعر الحقيقية: يمكنك تعديله بحرية (تغيير الكمية، السعر، الشروط) بدون أي أثر محاسبي أو قانوني، لأنه لم يُصدَر بعد كمستند رسمي. أما إذا اكتشفت خطأً بفاتورة بعد إصدارها، فالتعديل المباشر غير جائز محاسبياً، ويُعالَج عبر إشعار دائن (اطّلع على شرح إشعار الدائن).

خطأ شائع: معاملة عرض السعر كأنه فاتورة

بعض الشركات ترسل عرض سعر وتعتبره "التزاماً" على العميل، أو تسجّله بدفاتر المبيعات كأنه بيع تم. هذا خطأ يضخّم أرقام المبيعات المتوقعة بأرقام لم تتحقق بعد، ويربك التقارير المالية. الفصل الواضح بين الاثنين يحافظ على دقة أرقامك.

أسئلة شائعة

هل عرض السعر له قيمة قانونية؟

عرض السعر عادة اقتراح غير ملزم قانونياً بذاته، إلا إذا نص العقد أو الاتفاق بين الطرفين على خلاف ذلك. الفاتورة هي المستند الرسمي المرتبط بالبيع الفعلي.

هل يمكنني إصدار فاتورة مباشرة بدون عرض سعر سابق؟

نعم، عرض السعر اختياري وليس خطوة إلزامية، خصوصاً بالمبيعات الفورية أو مع عملاء دائمين.

ماذا يحدث إذا انتهت صلاحية عرض السعر ولم يوافق العميل؟

يبقى العرض بحالته دون أي أثر محاسبي، ويمكنك تجديده بأسعار محدّثة إذا رغب العميل لاحقاً.

هل يمكن تحويل عرض سعر جزئياً إلى فاتورة؟

عملياً، الأفضل إنشاء فاتورة بالبنود التي وافق عليها العميل فعلياً، حتى لو لم تكن كل بنود العرض الأصلي.